LAO ĐỘNG - TL - BHXH | TIN TỨC

Hướng dẫn xây dựng nội quy lao động mới nhất

by
Một văn hóa làm việc chuyên nghiệp là điều mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng hướng đến. Và Nội quy công ty là tấm bản lề quyết định doanh nghiệp có đi đúng quỹ đạo của nó hay không.

Nhiều doanh nghiệp sẽ phải sửa lại nội quy lao động từ ngày 01/01/2021. Đây là một trong những tác động của Bộ luật lao động 2019 đến các doanh nghiệp trên cả nước kể từ ngày Luật này chính thức có hiệu lực thi hành.

Hiện nay, theo Khoản 2 Điều 119 Bộ luật lao động 2012, nội quy lao động của doanh nghiệp bao gồm 5 nội dung chủ yếu:
  • Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
  • Trật tự tại nơi làm việc;
  • An toàn lao động, vệ sinh lao động ở nơi làm việc;
  • Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;
  • Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất.
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2021, khi Bộ luật Lao động 2019 có hiệu lực thi hành thì ngoài 5 nội dung này, Nội quy lao động của doanh nghiệp còn buộc phải có thêm những nội dung sau:
  • Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
  • Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;
  • Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Cụ thể, Khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định cụ thể các nội dung phải có trong nội quy lao động của doanh nghiệp như sau:

Điều 118. Nội quy lao động

2. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

b) Trật tự tại nơi làm việc;

c) An toàn, vệ sinh lao động;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;

đ) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

h) Trách nhiệm vật chất;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.

Như vậy, có thể thấy, so với hiện nay thì kể từ ngày 01/01/2021, nội quy lao động sẽ có thêm nhiều nội dung bắt buộc phải có nhằm bảo vệ tốt hơn quyền lợi của người lao động. Theo đó, nếu nội quy lao động hiện nay của doanh nghiệp chưa có đầy đủ những nội dung nêu trên thì khi Bộ luật Lao động 2019 chính thức áp dụng, doanh nghiệp phải tiến hành sửa đổi, bổ sung theo đúng quy định.

>> Mẫu Nội quy lao động mới nhất áp dụng từ 2021

Ngoài ra, cụ thể hóa quy định này tại Bộ luật Lao động 2019, có hiệu lực từ 01/01/2021 cũng đã quy định chi tiết về các nội dung này như sau:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.

– Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động.

– An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm nắm vững và chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc: trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định của Chính phủ về chính sách đối với lao động nữ và bảo đảm bình đẳng giới.

– Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật.

– Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động.

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm.

– Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; trường hợp phải bồi thường do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại.

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được người sử dụng lao động quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Quy định ban hành nội quy lao động 2021
1. NSDLĐ phải ban hành nội quy lao động

Cụ thể, NSDLĐ phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.

(Bộ luật lao động 2012 hiện hành quy định chỉ doanh nghiệp sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì phải ban hành nội quy lao động).

Ngoài ra, NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi NSDLĐ đăng ký kinh doanh.

2. Nội dung nội quy lao động

Nội dung nội quy lao động không được trái với quy định của pháp luật về lao động và pháp luật có liên quan, bao gồm:

– Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;

– Trật tự tại nơi làm việc;

– An toàn, vệ sinh lao động;

– Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc (hiện hành không có quy định này);

– Trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc (hiện hành không có quy định này);

– Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của NSDLĐ;

– Trường hợp được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với hợp đồng lao động (hiện hành không có quy định này);

– Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của NLĐ và các hình thức xử lý kỷ luật lao động;

– Trách nhiệm vật chất;

– Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động (hiện hành không có quy định này).

3. Luật hoá quy định NSDLĐ có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
4. Quy định cụ thể hiệu lực của nội quy lao động

– Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

– Trường hợp NSDLĐ sử dụng dưới 10 NLĐ ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do NSDLĐ quyết định trong nội quy lao động

Các bước xây dựng Nội quy công ty
Bước 1: Xây dựng Nội quy công ty
Căn cứ pháp lý của một văn bản Nội quy công ty

Căn cứ Bộ luật Lao động nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam ngày 20/11/2019;

Căn cứ Nghị định 45/2013/NĐ-CP ngày 10/05/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Bộ luật Lao động về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và an toàn lao động, vệ sinh lao động;

Căn cứ Nghị định 05/2015/NĐ-CP ngày 12/01/2015 của Chính phủ hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động;

Căn cứ Nghị định 148/2018/NĐ-CP ngày 24/10/2018 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành một số nội dung của Bộ luật Lao động;

Căn cứ Nghị định 145/2020/NĐ-CP chỉ quy định và quy định chi tiết nội dung của nội quy lao động;

Dưới đây là một số điều khoản trong nội quy công ty doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để có thể bảo vệ tốt hơn quyền lợi cho người lao động cũng như chính doanh nghiệp:
“Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:
  1. Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hàng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;
  2. Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
  3. An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
  4. Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;
  5. Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
  6. Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;
  7. Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
  8. Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
  9. Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động”
Bước 2: Thống nhất ý kiến trong doanh nghiệp

Sau khi xây dựng một hệ thống Nội quy công ty, để đảm bảo sự nhất quán trong việc xây dựng và quan trọng nhất là thể hiện sự thống nhất giữa những người đứng đầu công ty, bạn cần được sự đồng ý của các bộ phận liên quan bao gồm:

  • Ban lãnh đạo công ty:.
  • Ban chấp hành Công đoàn (bắt buộc theo quy định hiện hành)
  • Nhân viên doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể lấy ý kiến qua email, sau đó tổ chức 1 cuộc họp bao gồm đại diện ban lãnh đạo, BCH công đoàn cơ sở và một số quản lý bộ phận đại diện cho tập thể lao động để làm rõ các ý kiến và thống nhất nội dung.

Bước 3: Đăng ký Nội quy lao động

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp của bạn phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh. (Sở Lao động Thương Binh và Xã hội) Trình tự, thủ tục đăng ký nội quy lao động như sau:

1. Nộp hồ sơ

Theo Điều 120 của Bộ luật, hồ sơ đăng ký nội quy gồm:

  • Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động: Tải mẫu
  • Nội quy lao động:  Tải mẫu
  • Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở: Tải mẫu
  • Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Doanh nghiệp cần chuẩn bị ít nhất 2 bộ hồ sơ: 1 bộ cơ quan nhà nước giữ và 1 bộ gửi lại cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn có 3 hoặc nhiều chi nhánh thì nên làm nhiều bộ để đăng ký, sau đó gửi cho cơ quan nhà nước nơi các chi nhánh hoạt động (khoản 8, điều 28 NĐ 05/2015).

2. Cơ quan chuyên môn tiếp nhận hồ sơ

Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.

3. Nhận kết quả

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh có văn bản thông báo và hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại nội quy lao động.

Khi nhận được văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật, doanh nghiệp của bạn sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động. Hồ sơ đăng ký lại thực hiện như đăng ký nội quy lao động.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ, nội dung nội quy lao động đúng yêu cầu thì Cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp tỉnh ghi tên doanh nghiệp của bạn vào sổ đăng ký nội quy lao động theo mẫu số 02 tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH.

Bước 4: Ban hành Nội quy công ty

Một bộ Nội quy lao động chặt chẽ và hợp pháp cũng sẽ vô dụng nếu như không được đưa vào thực tiễn. Hãy xây dựng một kế hoạch để giúp nhân viên hiểu được những gì mà bạn mong đợi ở họ. Một số gợi ý sau sẽ giúp nhân viên của bạn ủng hộ bộ quy tắc và chủ động biến chúng thành hành động, lấy đó làm kim chỉ nam cho cách ứng xử hàng ngày.

Đưa Nội quy công ty vào doanh nghiệp

Giao trách nhiệm cho một người phụ trách công việc thực thi bộ Nội quy công ty sẽ là một giải pháp thích hợp để đào tạo và đảm bảo sự tuân thủ trong công ty.

  • Thông báo cho toàn doanh nghiệp và giải thích những thắc mắc liên quan. Các phương tiện tốt nhất để phân phối chính sách có thể là e-mail, bảng tin, các cuộc họp nhóm nhỏ hay toàn thể nhân viên của công ty.
  • Cập nhật vào nơi lưu trữ các chính sách của doanh nghiệp như Sổ tay nhân viên hay mạng nội bộ doanh nghiệp, thông báo cho nhân viên nơi họ có thể truy cập vào chính sách sau này
  • Đào tạo nội bộ: Bên cạnh việc thông báo và theo sát quá trình áp dụng, người phụ trách thực thi Nội quy công ty cũng cần đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu và nắm được hết các quy tắc của doanh nghiệp, theo dõi nhân viên nào chưa, đang và đã hoàn thành khóa đào tạo, hoặc ai đó cần được đào tạo lại.
Niêm yết Nội quy công ty 

Để đảm bảo cho việc ban hành Nội quy công ty đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải có trách nhiệm thông báo đến toàn bộ nhân viên bằng cách niêm yết các nội dung chính của Nội quy công ty ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc để nhân viên nắm rõ được các nội dung của nội quy lao động và tự lựa chọn cách xử sự cho phù hợp.

Tuy nhiên ngày nay, khi các doanh nghiệp đang ngày càng hướng đến xu hướng số hóa văn phòng, những chính sách, nội quy ban hành cũng được số hóa theo cách rất riêng. Bên cạnh việc được lưu trữ trực tuyến để nhân viên có thể tìm đọc bất cứ lúc nào, doanh nghiệp có thể niêm yết Nội quy công ty trên phần mềm để đảm bảo nhân viên cũ hay mới đều có thể nắm bắt được và luôn được cập nhật các phiên bản mới nhanh nhất có thể.

Những điều được nêu trên bảng thường được chắt lọc đơn giản và ngắn gọn nhất giúp mọi người dễ ghi nhớ. Bảng nội quy có thể thay đổi trong từng giai đoạn khác nhau. Nhưng một bảng Nội quy rút gọn cần đảm bảo các nội dung cơ bản, ví dụ như sau:
  • Quy định về thời gian làm việc: 8 giờ/ngày (Sáng 8h đến 12h, chiều 1h đến 5h) từ thứ 2 đến thứ 7. Quy định về thời gian làm việc và nghỉ trưa ở mỗi nơi sẽ có sự chênh lệch nhưng đều đảm bảo người lao động được nghỉ ít nhất 1 ngày trong tuần và giờ nghỉ trưa từ 1 tiếng đến 1 tiếng rưỡi trong ngày. Ngoài ra, còn quy định về thời gian làm thêm ngoài giờ.
  • Tác phong và đạo đức: Không được làm việc riêng trong giờ làm việc. Mang trang phục phù hợp gọn gàng, không quá ngắn và lòe loẹt hoặc mang đồng phục được cấp. Trung thực và trách nhiệm với công việc, giao tiếp ứng xử phù hợp với mọi người.
  • Đảm bảo an toàn và vệ sinh trong lao động: Không được hút thuốc, uống rượu, bia và đánh bạc trong khuôn viên công ty. Không được mang hung khí, chất dễ cháy nổ vào công ty. Tuân thủ đúng các quy định về phòng cháy, chữa cháy, sử dụng điện. Đảm bảo vệ sinh sạch sẽ tại nơi làm việc.
  • Bảo vệ tài sản doanh nghiệp: Sử dụng tài sản đúng cách, bảo vệ tài sản tránh làm hư hỏng. Không được tự ý sử dụng và mang ra ngoài các loại tài sản khi chưa cho phép. Không được tự ý đến các khu vực cấm liên quan đến sản xuất, hàng hóa trừ nhân viên tại khu vực đó hoặc được nhận chỉ thị của cấp trên.
=> TẢI: Mẫu Nội quy lao động mới nhất áp dụng từ 2021

Share bài viết:

ĐẠI LÝ THUẾ TÙNG LINH QUÂN

  • Trụ sở chính: 01 Phùng Hưng, Phường Thanh Khê Tây, Quận Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
  • Chi nhánh: Số nhà 12, ngõ 14/4, đường Nguyễn Du, TP. Hà Tĩnh – Hà Tĩnh
  • Điện thoại: 02363.642.244 – 02363.642.044 – 0905.171.555
  • Email:[email protected]
  • Web: https://tunglinhquan.com
  • FaceBook: https://www.facebook.com/DailythueTunglinhquan

Xem thêm:

Similar Posts

3 Responses

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *