Điều kiện hạch toán các khoản phụ cấp

Theo Tổng cục Thuế, về nguyên tắc, doanh nghiệp sẽ được hạch toán các khoản phụ cấp trả cho người lao động nếu đáp ứng đủ các điều kiện chung quy định tại khoản 1 và điều kiện riêng quy định tại khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

Theo khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, mọi khoản chi phí của doanh nghiệp đều phải đáp ứng 3 điều kiện chung sau: (1) có chi trên thực tế và liên quan đến sản xuất kinh doanh; (2) có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; (3) có chứng từ thanh toán qua ngân hàng nếu mức chi trên 20 triệu.

Ngoài ra, đối với khoản chi tiền lương, phụ cấp lương, tiền thưởng phải đảm bảo điều kiện là thực tế có chi trả trong kỳ hạch toán và có ghi cụ thể điều kiện hưởng, mức hưởng trong HĐLĐ; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng.

Đối với khoản phụ cấp tiền học phí cho con của lao động nước ngoài, phải có quy định trong HĐLĐ và thuộc khoản học phí từ bậc mầm non đến THPT.

Đối với khoản phụ cấp tiền nhà, phải có ghi trong HĐLĐ đây là khoản chi trả có tính chất tiền lương, tiền công.

Xem thêm: Cách hạch toán tiền gửi ngân hàng theo Thông tư 200

Chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động được phép hạch toán

Theo quy định tại khoản 2 Điều 152 Bộ luật lao động số 10/2012/QH13, doanh nghiệp phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động ít nhất 1 lần/năm và ít nhất 6 tháng/lần đối với: lao động nữ khám chuyên khoa phụ sản, người lao động khuyết tật, người làm công việc nặng nhọc, độc hại, người lao động vị thành niên, người lao động cao tuổi.

Theo Cục thuế TP. Hà Nội, chi phí khám sức khỏe định kỳ cho người lao động được phép hạch toán vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng điều kiện về hóa đơn, chứng từ thanh toán theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Xem thêm: Cách hạch toán thuế GTGT được khấu trừ theo Thông tư 200

Các điều kiện hạch toán chi phí mua bảo hiểm nhân thọ

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, khoản chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện và bảo hiểm nhân thọ cho người lao động được hạch toán nếu không quá 3 triệu đồng/tháng/người.

Ngoài ra, các khoản chi này còn phải đáp ứng điều kiện được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại HĐLĐ, Thỏa ước lao động, Quy chế tài chính hoặc Quy chế thưởng; và doanh nghiệp đã thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đóng bảo hiểm bắt buộc.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán nguyên vật liệu theo Thông tư 200

Điều kiện hạch toán chi phí tăng ca

Trường hợp Công ty sử dụng người lao động tăng ca theo đúng quy định tại Điều 106 Bộ Luật lao động số 10/2012/QH13, Điều 4 Nghị định 45/2013/NĐ-CPvà đáp ứng điều kiện về hồ sơ, chứng từ quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTCthì tiền lương tăng ca được tính vào chi phí hợp lý.

Theo Điều 106 Bộ Luật lao động số 10/2012/QH13, doanh nghiệp chỉ được tổ chức tăng ca nếu được người lao động đồng ý và số giờ tăng ca không vượt quá hạn mức luật định.

Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động chỉ được hạch toán khi có ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: