Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Hiện nay cơ quan thuế và doanh nghiệp, người nộp thuế đang tích cực triển khai các công tác chuẩn bị để chuyển đổi sang sử dụng Hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ điểm khác nhau giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế.

1. Phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Stt	Nội dung	Hóa đơn có mã	Hóa đơn không mã
1	Khái niệm	Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua	Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế
2	Mã của cơ quan thuế	Là một dãy gồm 34 ký tự và là duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế hoặc hệ thống của đơn vị do cơ quan thuế ủy quyền tạo ra	Không có
3	Đối tượng áp dụng	1. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (trừ các đối tượng đủ điều kiện áp dụng hóa đơn không có mã) 2. Các doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế được cơ quan thuế yêu cầu sử dụng	1. Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy 2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và bảo đảm việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
4	Ký hiệu hóa đơn	Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế Ví dụ: 1C22TAA – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;	Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là: K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế Ví dụ: 1K23TYY – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
5	Thủ tục đăng ký sử dụng	Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: – Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Có mã của cơ quan thuế – Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích vào mục Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn.	Trên mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: – Tại mục 1. Hình thức hóa đơn: tích vào Không có mã của cơ quan thuế. – Tại mục 2: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn hình thức phù hợp ở mục b. – Tại mục 3. Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử: tích chọn phương án phù hợp.
6	Xuất hóa đơn	B1: Lập hóa đơn B2: Ký số B3: Gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã B4: Gửi cho người mua	B1: Lập hóa đơn B2: Ký số B3: Gửi cho người mua
7	Chuyển dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế	Ngay tại thời điểm doanh nghiệp lập hóa đơn, ký số và thực hiện gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã. Bên mua có thể vào website của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.	Có 2 hình thức: 1. Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng (tháng/quý). 2. Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với các trường hợp còn lại: Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế (chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua).
8	Xử lý bảng tổng hợp hóa đơn điện tử có sai sót	Không có	Đối với doanh nghiệp chuyển dữ liệu hóa đơn theo hình thức bảng tổng hợp: – Sau thời hạn chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trường hợp thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử tại bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế thì người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung; – Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp;
9	Hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế	Có	Không có

>> Xem thêm: Dịch vụ kế toán – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

2. Ưu và nhược điểm của hóa đơn điện tử có mã, không có mã của cơ quan thuế

Trên đây, chúng tôi đã tổng hợp các nội dung liên quan tới hai hình thức hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế. Dựa trên những so sánh này, có thể tổng hợp ưu – nhược điểm của hai hình thức như sau:

Nội dung

Hóa đơn có mã

Hóa đơn không mã

Ưu điểm

– Điều kiện về hạ tầng CNTT: chỉ cần có máy tính kết nối internet và sử dụng phần mềm lập hóa đơn.

– Hóa đơn sau khi xuất gửi lên cơ quan thuế để cấp mã nên có tính bảo mật cao, được khách hàng tin tưởng.

– Không phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế do đã gửi khi cấp mã.

– Khách hàng khi nhận được hóa đơn có thể vào cổng thông tin của Tổng cục Thuế tra cứu ngay thông tin hóa đơn.

– Hóa đơn sau khi xuất không cần gửi lên thuế cấp mã nên linh hoạt về thời điểm lập hóa đơn.

– Không lo gián đoạn xuất hóa đơn khi hệ thống thuế bị sự cố.

Nhược điểm

– Hóa đơn khi xuất phải gửi ngay lên cơ quan thuế để cấp mã nên không linh hoạt về thời điểm xuất hóa đơn.

– Phụ thuộc vào hệ thống của cơ quan thuế khi cấp mã nên khi hệ thống có sự cố sẽ bị gián đoạn xuất hóa đơn.

– Điều kiện về hạ tầng CNTT: cần có hệ thống phần mềm kế toán.

– Phải kiểm soát việc gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế trong ngày.

– Có thể gặp rủi ro phạt do chậm gửi dữ liệu hóa đơn lên thuế.

Từ phân biệt hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế, căn cứ vào điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin, quy định đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử và hướng dẫn của cơ quan thuế, doanh nghiệp lựa chọn và đăng ký hình thức hóa đơn phù hợp để sử dụng.