Định nghĩa và quy định chung
Công tác phí là khoản chi phí trả cho người đi công tác, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu mang theo, nếu có) …
Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).
Những trường hợp sau đây không được hưởng công tác phí:
Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;
Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học;
Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác;
Ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác.
Trong thời gian đi công tác, nếu do yêu cầu công việc phải làm thêm giờ thì vẫn được hưởng lương làm thêm giờ. Tuy nhiên, không chấp nhận giờ làm thêm trong thời gian đi trên các phương tiện như tàu, thuyền, máy bay, xe ô tô…
Mức khoán công tác phí là khoảng 500.000 đ/tháng. Tuy nhiên, mức này chỉ dành cho cán bộ công chức Nhà nước, chỉ mang tính tham khảo đối với doanh nghiệp khi xây dựng quy chế khoán công tác phí của riêng doanh nghiệp mình.
Từ ngày 6/8/2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã gỡ bỏ mức trần khoán chi phí công tác khi nên mức khoán công tác phí của Nhà nước không còn ý nghĩa đối với doanh nghiệp.
(Thông tư số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017)
2. Định mức
Công tác phí nếu không vượt định mức đã ấn định hoặc đã khoán thì được hạch toán chi phí hợp lý đồng thời được miễn tính thuế TNCN.
Trước ngày 6/8/2016, ngày Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực, chỉ có VPĐD nước ngoài và Tổ chức quốc tế mới được quyền tự ấn định. Riêng doanh nghiệp thì bị khống chế mức trần tối đa không quá 2 lần định mức công tác dành cho cán bộ Nhà nước .
Từ sau 6/8/2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC gỡ bỏ hạn chế trên. Theo đó, doanh nghiệp cũng được tự ấn định các định mức công tác phí theo quy chế nội bộ của riêng mình
(Công văn số 3155/CT-TTHT ngày 12/4/2016)
(Công văn số 3594/TCT-TNCN ngày 29/10/2013)
3. Hạch toán
Hạch toán công tác phí có cần hóa đơn?
– Nếu công tác phí đã được khoán theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khi hạch tóa không cần kèm theo hóa đơn. Dĩ nhiên là phải trong hạn mức khoán
– Nếu không khoán, được phép hạch toán theo chi phí thực tế nhưng phải kèm hóa đơn
Xem thêm: Công văn số 5632/TCT-CS ngày 6/12/2016 và Công văn số 76771/CT-TTHT ngày 14/12/2016
(Công văn số 74162/CT-HTr ngày 20/11/2015)
4. Khoán gọn
Từ ngày 6/8/2015, doanh nghiệp có thể khoán gọn công tác phí cho người lao động với mức không bị hạn chế 2 lần định mức dành cho cán bộ Nhà nước như trước.
Việc khoán công tác phí phải ghi rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ do chính doanh nghiệp ban hành.
Chi phí thực tế nếu không vượt mức khoán vừa được hạch toán chi phí hợp lý, vừa được miễn tính thuế TNCN, bất kể có hay không có hóa đơn.
Xem thêm: Công văn số 70146/CT-TTHT ngày 30/10/2017
(Công văn số 3155/CT-TTHT ngày 12/4/2016)
5. Chứng từ chi
Các khoản chi cho công tác phí đã được khoán mặc dù không yêu cầu hóa đơn nhưng phải có chứng từ chi tiền, đồng thời phải đảm bảo khoản công tác phí đó có phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
(Công văn số 9867/CT-TTHT ngày 12/10/2016)
6. Miễn tính thuế TNCN
Các khoản phụ cấp công tác (còn gọi là công tác phí) nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại khoản 1 và khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC thì được hạch toán vào chi phí hợp lý, đồng thời cũng được miễn thuế TNCN theo tiết đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
Theo đó, khoản công tác phí nào đã được chấp nhận là chi phí hợp lý thì đồng thời cũng sẽ được miễn tính thuế TNCN (Công văn số 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017).
(Công văn số 70934/CT-TTHT ngày 16/11/2016)
7. Tiền điện thoại
Tiền điện thoại liệu có được xem là một khoản công tác phí và khi khoán cho nhân viên có được miễn thuế TNCN?
Theo quy định tại tiết đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC, nếu mức khoán phù hợp với mức xác định chịu thuế TNDN thì được miễn thuế TNCN. Từ sau ngày 6/8/2015, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã gỡ bỏ mức trần công tác phí khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nên khoản tiền điện thoại không còn bị khống chế mức khoán.
Theo đó, khoản tiền điện thoại giao khoán vừa được hạch toán chi phí, vừa được miễn tính thuế TNCN.
(Công văn số 71706/CT-TTHT ngày 18/11/2016 và Công văn số 2738/CT-TTHT ngày 18/1/2018).
8. Hóa đơn
Nếu công tác phí được khoán gọn thì khi hạch toán không cần hóa đơn, nhưng chỉ được hạch toán trong hạn mức quy định tại quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ (khoản 2.9 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) .
Nếu có hóa đơn thì được hạch toán toàn bộ theo mức ghi trên hóa đơn, không bị khống chế (khoản 1, điểm 2.8 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC).
Lưu ý: các hóa đơn công tác phí phát sinh ở nước ngoài phải được dịch ra tiếng Việt (Công văn số 3737/CT-TTHT ngày 24/4/2017 và Công văn số 70613/CT-TTHT ngày 31/10/2017)
(Công văn số 5632/TCT-CS ngày 6/12/2016)
9. Khoán cho cá nhân không cư trú
Công tác phí nếu khoán cho lao động người nước ngoài cho dù là cá nhân không cư trú đều được miễn tính thuế TNCN.
(Công văn số 3354/CT-TTHT ngày 23/1/2017)
10. Công tác phí của chủ công ty MTV
Đối với loại hình Công ty TNHH một thành viên (MTV), tiền lương, tiền công của chủ công ty không được chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC )
Khoản công tác phí phát sinh từ chủ công ty MTV (như vé máy bay, tiền khách sạn…) cũng được xem là khoản chi có tính chất tiền lương, tiền công nên không được chấp nhận là chi phí hợp lý.
Tuy nhiên, nếu Công ty TNHH MTV thuê giám đốc thì các khoản lương, phụ cấp trả cho giám đốc làm thuê nếu được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng tại HĐLĐ, Thỏa ước lao động hoặc Quy chế tài chính thì được chấp nhận (điểm b khoản 2.6 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và Công văn số 81382/CT-TTHT ngày 20/12/2017 ).
(Công văn số 5421/CT-TTHT ngày 16/2/2017)
11. Xăng xe
Chi phí “xăng xe” không được xem là công tác phí
Theo Tổng cục Thuế, khoản chi phí xăng xe mà công ty khoán cho người lao động theo mức cố định hàng tháng để phục vụ cho việc đi lại của cá nhân đó thì không được xem là công tác phí để được miễn thuế TNCN.
(Công văn số 2192/TCT-TNCN ngày 25/5/2017)
12. Trả vào lương
Công tác phí nếu trả vào lương hàng tháng thì không được miễn thuế TNCN
Với hình thức trả định kỳ vào lương, tuy có quy định trong HĐLĐ nhưng nếu không có hóa đơn và quyết định cử đi công tác thì đây được xem là khoản lợi ích bằng tiền phải chịu thuế TNCN theo điểm đ khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC.
(Công văn số 7370/CT-TTHT ngày 7/8/2017)
13. Thuế nhà thầu
Chi hộ công tác phí cho bên nước ngoài sẽ phải tính thuế nhà thầu và bên nhận công tác phí sẽ phải chịu thuế TNCN
Một Công ty tại Việt Nam nếu ký hợp đồng với Bên nước ngoài và Bên nước ngoài cử chuyên gia đến Việt Nam làm việc, nếu hợp đồng có thỏa thuận yêu cầu Bên Việt Nam trả hộ các khoản công tác phí như tiền khách sạn, taxi, vé máy bay, phí làm visa… thì các khoản phí này sẽ phải cộng gộp với trị giá hợp đồng để chịu thuế nhà thầu, hoặc nếu chưa xác định được thì trích nộp thuế nhà thầu theo mỗi lần chi trả.
Về phía chuyên gia, người hưởng lợi từ các khoản công tác phí nói trên, sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, kê khai như là khảon “Thu nhập khác” trên tờ khai mẫu 02/KK-TNCN.
(Công văn số 7567/CT-TTHT ngày 10/8/2017)
14. Phụ cấp đi lại
Quy định hiện hành tại điểm đ.5 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC (sửa đổi tại khoản 4 Điều 11 Thông tư 92/2015/TT-BTC ) chỉ mới xét miễn thuế TNCN khoản chi phí thuê phương tiện phục vụ đưa đón người lao động, không miễn thuế đối với trường hợp chi trả bằNg tiền.
Theo đó, nếu phụ cấp đi lại được chi bằng tiền sẽ phải chịu thuế TNCN
(Công văn số 8236/CT-TTHT ngày 24/8/2017)
15. Dự án ODA
Cá khoản chi công tác phí trong dự án ODA, chi bằng nguồn vốn ODA phải đảm bảo không vượt định mức của nhà tài trợ mới được miễn tính thuế TNCN.
Để biết thêm về định mức chi tiêu nguồn vốn viện trợ, xin tham khảo Khoản 2 Điều 12 Thông tư 225/2010/TT-BTC ngày 31/12/2010 của Bộ Tài chính.
(Công văn số 70589/CT-TTHT ngày 31/10/2017)
16. Chuyên gia của nhà thầu nước ngoài
Công tác phí cho chuyên gia của nhà thầu nước ngoài liệu có bị tính thuế TNCN?
Việc có hay không tính thuế TNCN đối với khoản công tác phí trả cho chuyên gia của nhà thầu nước ngoài sẽ tùy thuộc vào hợp đồng lao động (HĐLĐ) được ký giữa nhà thầu với chính chuyên gia đó.
Cụ thể, nếu HĐLĐ có quy định về việc bên Việt Nam chi hộ các khoản công tác phí (khách sạn, vé máy bay, điện thoại, ăn uống, …) đồng thời mức chi phù hợp với hướng dẫn tại điểm đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì được miễn thuế TNCN.
Ngược lại, nếu không có quy định về việc bên Việt Nam sẽ chi hộ công tác phí hoặc mức chi không phù hợp với hướng dẫn tại điểm đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì phải chịu thuế TNCN.
(Công văn số 5442/TCT-TNCN ngày 27/11/2017)
17. Khoán cố định
Công tác phí khoán được miễn tính thuế TNCN, nhưng nếu khoán một cách cố định hằng tháng không phân biệt có đi công tác hay không thì không được miễn thuế TNCN.
(Công văn số 4888/CT-TTHT ngày 30/5/2018)
18. Hợp đồng dịch vụ
Công tác phí nếu trả theo hợp đồng dịch vụ sẽ không được miễn thuế TNCN.
Việc miễn thuế TNCN đối với công tác phí quy định tại điểm đ.4 khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC chỉ áp dụng đối người lao động, tức người làm việc theo hợp đồng lao động.
Những người làm việc theo hợp đồng dịch vụ không được xem là “người lao động” nên các khảon công tác phí như tiền vé máy bay, ô tô, khách sạn, tiền ăn… phải khấu trừ thuế TNCN.
(Công văn số 37313/CT-TTHT ngày 4/6/2018)
