Ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau có bị phạt không?

Không ít trường hợp hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau. Vậy, theo quy định của pháp luật, ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau có bị phạt không?

Ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau có bị phạt không?

Ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau thì hóa đơn vẫn hợp lệ nhưng có thể bị phạt về hành vi chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử quá thời hạn theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

Theo quy định tại khoản 8 Điều 10, Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn thực hiện như sau:

Stt	Hoạt động	Thời điểm lập hóa đơn
1	Bán hàng hóa	Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
2	Cung cấp dịch vụ	– Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. – Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng)
3	Giao hàng nhiều lần/bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ	Mỗi lần giao hàng/bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng
4	Cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không; Cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không; Hoạt động cung cấp điện (trừ trường hợp bán điện của các công ty phát điện), nước; Dịch vụ truyền hình; Dịch vụ bưu chính chuyển phát (gồm cả dịch vụ đại lý, dịch vụ thu hộ, chi hộ); Dịch vụ viễn thông (bao gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng); Dịch vụ logistic; Dịch vụ công nghệ thông tin (trừ trường hợp 5, 6)	Là thời điểm hoàn thành đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ/không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước (do các bên tự thỏa thuận)
5	Dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng), dịch vụ công nghệ thông tin (gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin) phải thực hiện đối soát dữ liệu kết nối giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ	Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu về cước dịch vụ theo hợp đồng kinh tế giữa các cơ sở kinh doanh dịch vụ nhưng chậm nhất không quá 02 tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ kết nối
6	Cung cấp dịch vụ viễn thông (gồm cả dịch vụ viễn thông giá trị gia tăng) thông qua bán thẻ trả trước, thu cước phí hòa mạng khi khách hàng đăng ký sử dụng dịch vụ mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế	Cuối mỗi ngày/định kỳ trong tháng, lập chung 01 hóa đơn GTGT ghi nhận tổng doanh thu phát sinh theo từng dịch vụ người mua không lấy hóa đơn/không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế
7	Xây dựng, lắp đặt	Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
8	Tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:
	Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng	Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án/tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng: Thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền/theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng
	Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng	Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu,quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
9	Mua vé máy bay online	Theo thông lệ quốc tế chậm nhất ≤05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử
10	Tìm kiếm thăm dò, khai thác và chế biến dầu thô	Là thời điểm bên mua và bên bán xác định được giá bán chính thức, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa
11	Bán khí thiên nhiên, khí đồng hành, khí than được chuyển bằng đường ống dẫn khí	Là thời điểm bên mua, bên bán xác định khối lượng khí giao hàng tháng nhưng chậm nhất không quá 07 ngày kế tiếp kể từ ngày bên bán gửi thông báo lượng khí giao hàng tháng.
12	Cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, kinh doanh dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp nhưng việc hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính (trụ sở chính trực tiếp ký hợp đồng mua, bán hàng hóa, dịch vụ; hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ từng cửa hàng xuất cho khách hàng xuất qua hệ thống máy tính tiền của từng cửa hàng đứng tên trụ sở chính), hệ thống máy tính tiền kết nối với máy tính chưa đáp ứng điều kiện kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế, từng giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống có in Phiếu tính tiền cho khách hàng, dữ liệu Phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống và khách hàng không có nhu cầu nhận hóa đơn điện tử	Cuối ngày cơ sở kinh doanh căn cứ thông tin từ Phiếu tính tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp đồ ăn uống trong ngày, trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn điện tử thì cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử giao cho khách hàng
13	Bán điện của các công ty phát điện trên thị trường điện	Căn cứ thời điểm đối soát số liệu thanh toán giữa đơn vị vận hành hệ thống điện và thị trường điện, đơn vị phát điện và đơn vị mua điện theo quy định của Bộ Công Thương hoặc hợp đồng mua bán điện đã được Bộ Công Thương hướng dẫn, phê duyệt nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn kê khai, nộp thuế đối với tháng phát sinh nghĩa vụ thuế
14	Bán xăng dầu tại các cửa hàng bán lẻ	Là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán
15	Dịch vụ vận tải hàng không, dịch vụ bảo hiểm qua đại lý	Là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh
16	Dịch vụ ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm, dịch vụ chuyển tiền qua ví điện tử, dịch vụ ngừng và cấp điện trở lại của đơn vị phân phối điện cho người mua là cá nhân không kinh doanh (hoặc cá nhân kinh doanh) nhưng không có nhu cầu lấy hóa đơn	Cuối ngày/cuối tháng đơn vị thực hiện xuất hóa đơn tổng căn cứ thông tin chi tiết từng giao dịch phát sinh trong ngày, trong tháng tại hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị
17	Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi có sử dụng phần mềm tính tiền	Tại thời điểm kết thúc chuyến đi
18	Cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý khám chữa bệnh và quản lý viện phí, từng giao dịch khám, chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm có in phiếu thu tiền (thu viện phí hoặc tiền khám, xét nghiệm) và có lưu trên hệ thống công nghệ thông tin, nếu khách hàng (người đến khám, chữa bệnh) không có nhu cầu lấy hóa đơn	cuối ngày cơ sở y tế căn cứ thông tin khám, chữa bệnh và thông tin từ phiếu thu tiền để tổng hợp lập hóa đơn điện tử cho các dịch vụ y tế thực hiện trong ngày
19	Thu phí dịch vụ sử dụng đường bộ theo hình thức điện tử không dừng	Là ngày xe lưu thông qua trạm thu phí hoặc có thể lập hóa đơn điện tử theo định kỳ, ngày lập hóa đơn điện tử chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh dịch vụ thu phí (với trường hợp có 01 hoặc nhiều phương tiện cùng sử dụng dịch vụ nhiều lần trong tháng)

>> Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói năm 2023

Thời điểm lập hóa đơn sẽ được hiển thị theo định dạng ngày/tháng/năm dương lịch.

Còn ngày ký hóa đơn là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trường hợp hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau thì thời điểm khai thuế của bên bán là thời điểm lập hóa đơn.

Như vậy, ngày lập hóa đơn và ngày ký khác nhau hóa đơn vẫn hợp lệ. Tuy nhiên, có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu doanh nghiệp chậm chuyển hoặc không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế (sau khi lập hóa đơn phải gửi hóa đơn đến cho cơ quan thuế để cấp mã và gửi cho người mua) theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:

Vi phạm	Quá hạn	Mức phạt
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế quá hạn	01 – 05 ngày làm việc	02 – 05 triệu đồng
	06 – 10 ngày làm việc	05 – 08 triệu đồng
	11 ngày làm việc trở lên	10 – 20 triệu đồng
Chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử không đầy đủ số lượng hóa đơn đã lập trong kỳ		05 – 08 triệu đồng
Không chuyển dữ liệu điện tử cho cơ quan thuế		10 – 20 triệu đồng

Kê khai hóa đơn ngày lập và ngày ký khác nhau thế nào?

Bên bán thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo ngày lập hóa đơn, bên mua thực hiện kê khai nộp thuế giá trị gia tăng theo ngày ký.

Căn cứ khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Công văn 1586/TCT-CS ngày 04/5/2023 của Tổng cục Thuế, người bán sẽ thực hiện kê khai nộp thuế GTGT theo thời điểm lập hóa đơn.

Căn cứ khoản 1 Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC, khoản 7 Điều 3 khoản 8, khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

Điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào là phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào. Mà hóa đơn hợp pháp là hóa đơn có đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối chiếu với khoản 8, khoản 9 Điều 10 Nghị định này, ngày lập và ngày ký là những chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn, tức là, phải có ngày ký thì hóa đơn đầu vào mới được xác định là hóa đơn hợp pháp, lúc này bên mua mới được kê khai thuế.

Như vậy:

– Bên bán sẽ kê khai theo ngày lập.

– Bên mua sẽ kê khai theo ngày ký.

Share bài viết: