Hướng dẫn báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Trước khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn người làm kế toán cần phải phân biệt được 2 kỳ làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đó là theo tháng và theo quý

I. Quy định về kỳ lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

* Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn THEO THÁNG

Theo quy định mới tại Khoản 4, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC.

(Sửa đổi, bổ sung khổ 2 Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC) thì:

Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng là những DN sử dụng hoá đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

(Về “Đối tượng phải mua hoá đơn phải mua hoá đơn của Cơ quan thuế).

Trước đây, theo Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì Doanh nghiệp mới thành lập cũng phải gửi Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng. Nhưng kể từ ngày 01/09/2014 thì quy định này đã được bãi bỏ.

* Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn THEO QUÝ

Ngoại trừ các trường hợp nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng nêu ở trên, thì hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

LƯU Ý: Trường hợp trong kỳ không sử dụng hoá đơn thì vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho Cơ quan thuế trực tiếp và tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

* Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là khi nào?

– Quy định về thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý như sau:

+ Quý I: nộp chậm nhất là ngày 30/4.

+ Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7.

+ Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10.

+ Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

– Quy định về thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng như sau:

+ Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo DN phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng.

+ Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.

=> Hết thời hạn 12 tháng, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Nếu chưa có thông báo của cơ quan thuế, DN tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

+ Đối với DN khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

=> Phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

+ Đối vói DN chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp.

=> phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

LƯU Ý: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính….Không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (Theo mẫu BC26/AC)

II. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

“Hóa đơn điện tử” mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Như giúp giảm bớt công việc cho kế toán thuế trong vấn đề báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Cũng như biên bản điều chỉnh và hủy bỏ hóa đơn của doanh nghiệp. Có rất nhiều bạn kế toán còn lúng túng khi bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử có khác gì so với hóa đơn giấy?. Đại lý thuế Tùng Linh Quân sẽ cùng các bạn giải đáp.

1. Cơ quan thuế hoàn thiện cổng tiếp nhận hóa đơn điện tử

Phần mềm Hóa đơn điện tử có sẵn chức năng kết nối với cổng điện tử của cơ quan thuế. Thì chỉ cần vài thao tác đơn giản báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã được gửi tới cơ quan thuế. Trong phần mềm Hóa đơn điện tử có chức năng tạo lập báo cáo hóa đơn. Cũng như những mẫu báo cáo, biên bản khác liên quan sẽ tự cập nhật dữ liệu khi bạn tạo lập hóa đơn và cách xử lý nghiệp vụ tương tự hóa đơn giấy. Báo cáo này được tự động cập nhật trên phần mềm của doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp bằng phương tiện điện tử hoặc có thể in ra để gửi cơ quan thuế.

2. Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Sau khi doanh nghiệp lập hóa đơn thì phần mềm tự động cập nhật các báo cáo và thủ tục khác. Doanh nghiệp kiểm tra lại xem có chính xác chưa. Để khi nộp báo cáo tránh sai sót. Trên phần mềm Hóa Đơn Điện Tử có chức năng kết xuất hóa đơn ra file Exel và Hml. Tùy theo yêu cầu của cơ quan thuế Doanh nghiệp in ra. Và nộp tại web: nhantokhai,gdt.gov tương tự như hóa đơn giấy hiện nay.

Khi nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đỡ mất thời gian hơn hóa đơn giấy. Vì không phải dò và đánh lại từng hóa đơn giấy. Mà hóa đơn điện tử tự cập nhật những hóa đơn đã sử dụng.

3. Lưu ý: DN sử dụng song song HĐDT và HĐ giấy

Theo quy định của bộ Tài chính thì một doanh nghiệp có thể sử dụng song song 2 hình thức hóa đơn. Cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Nhưng tuyệt đối không được sử dụng 2 hình thức này cho cùng một mã đơn vị hàng hóa sản phẩm bán ra. Tức là: hàng hóa A chỉ được xuất 1 hóa đơn điện tử hoặc 1 hóa đơn giấy.

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử là xu hướng mới nhất và cũng đơn giản hơn rất nhiều so với hóa đơn giấy. Các bạn kế toán nên cập nhật những thông tin mới. Để tránh mất nhiều thời gian cũng như tăng hiệu suất trong công việc hơn. Chúc các bạn thành công!