Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm

Xuất hoá đơn điện tử sai thời điểm là lỗi mà rất nhiều kế toán mắc phải. Đây là một trong những lỗi vi phạm về hành chính và sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. Vậy nên anh/chị kế toán cần chú ý khi thực hiện xuất HĐĐT. Bài viết này sẽ giúp anh/ chị hiểu rõ hơn về các trường hợp xuất hoá đơn sai thời điểm và những quy định xử phạt khi lập HĐĐT sai thời điểm theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính Phủ.

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn hiện đại được sử dụng trên nền tảng điện tử.

Căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện là các thiết bị điện tử”.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập và xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp MST khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại sau: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; các hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng,…; hình thức và nội dung của hóa đơn điện tử được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật liên quan.

Bên cạnh đó, hóa đơn điện tử có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người bán hoặc người mua.

Hiện nay, rất nhiều tổ chức và doanh nghiệp đã, đang nhanh chóng chuyển đối sang sử dụng hóa đơn điện tử vì nắm rõ được những lợi ích mà nó đem lại. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn nhiều đơn vị, doanh nghiệp và tổ chức lo ngại về các vấn đề phát sinh nên chưa muốn sử dụng.

>> Xem thêm: Dịch vụ hiệu quả và tiết kiệm cho Doanh nghiệp

2. Thời điểm lập hoá đơn điện tử hợp pháp

Quy định về việc lập hoá đơn điện tử được Bộ Tài chính hướng dẫn trong thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành vào ngày 30/09/2019 như sau:

• Thời điểm xuất hoá đơn điện tử đối với hoạt động bán hàng hoá là thời điểm mà người bán và người mua chuyển gia hoạt động trao đổi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá với nhau, bất kể là đã thu tiền hay chưa.
• Thời điểm xuất HĐĐT đối với cung cấp dịch vụ: là thời điểm đã hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm đã lập hoá đơn cung cấp dịch vụ mà không phân biệt đã thu tiền hay chưa hoàn thành thu tiền.
• Thời điểm xuất HĐĐT đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục công đoạn dịch vụ: là thời điểm mà mỗi khi giao hàng, hoặc bàn giao đều phải lập hoá đơn với cho khối lượng hàng hoá, dịch vụ tương ứng đó.

3. Quy định xử phạt mới nhất khi xuất hoá đơn điện tử sai thời điểm

Lập, xuất hoá đơn điện tử sai thời điểm sẽ bị phạt theo quy định của pháp luật. Tuy nhiên, tuỳ vào mức độ nặng nhẹ mà bên bán và bên mua sẽ phải chịu những mức phạt khác nhau. Mức xử phạt nhẹ nhất là cảnh cáo, nặng hơn thì là phạt tiền.

Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã ban hành vào ngày 19/20/2020 về các mức phạt khi lập hoá đơn điện tử sai thời điểm như:

3.1. Phạt cảnh cáo

Mức phạt cảnh cáo là mức phạt nhẹ nhất khi lập HĐĐT sai thời điểm nhưng không dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng như chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. Mức phạt này cũng được áp dụng với trường hợp lập sai hoá đơn mà đã giao cho người mua, hoặc đã kê khai thuế.

Sau đó, khi phát hiện sai sót này hai bên bán và mua cần phải lập lại hoá đơn theo quy định trước khi các cơ quan có thẩm quyền tuyên bố việc thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế mà không ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế.

Còn với những trường hợp không có tình tiết giảm nhẹ thì hai bên phải chịu phạt tiền ở mức độ của khung hình phạt.

3.2. Phạt tiền 3 triệu đến 5 triệu đồng

Mức phạt này phải đóng khi lập HĐĐT không đúng thời điểm nhưng không ảnh hưởng đến việc chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp quy định ở mục 2.1 trên.

>>> Xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng, dịch vụ

3.3. Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng

Các trường hợp nhận mức phạt này là các trường hợp:

• Lập, xuất hóa đơn điện tử không đúng thời điểm theo quy định về hoá đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ, trừ các trường hợp đã nêu tại mục 2.1 và 2.2.
• Người dùng lập HĐĐT khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế, hay lập trước ngày mà cơ quan thuế chấp nhận sử dụng HĐĐT có hoặc không có mã của cơ quan thuế.
• Lập, xuất HĐĐT bán hàng hoá trong thời gian doanh nghiệp đã tạm ngừng hoạt động kinh doanh (trừ trường hợp lập giao cho khách hàng để thực hiện các hợp đồng đã ký kết trước ngày thông báo tạm ngừng kinh doanh).
• Xuất hoá đơn điện tử từ các máy tính tiền không được kết nối, chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.

Ngoài ra, với hành vi không lập hoá đơn khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ cho khách hàng sẽ bị phạt từ 10 triệu đến 20 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP của Chính Phủ. Tuy nhiên, với hành vi tại điểm b, Khoản 2 điều này thì không áp dụng mức phạt này. Và các trường hợp vi phạm tại Điểm d, Khoản 4 và 5 trong Điều 24 thì bên bán buộc phải lập hoá đơn khi bên mua yêu cầu.

Trên đây là những quy định về hình phạt khi lập, xuất hoá đơn sai thời điểm mới nhất hiện nay. Hy vọng bài viết này sẽ giúp cho các anh/ chị kế toán trong việc sử dụng hoá đơn điện tử cũng như tránh những sai sót không đáng có khi lập, xuất hoá đơn.

=> Thời điểm lập hóa đơn là lưu ý quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải nắm vững và thực hiện đúng. Doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ bị phạt vi phạm hành chính theo từng mức cụ thể như nêu trên.